A Via appia, com o objetivo de auxiliar a busca e recuperação adequada da informação, vem fornecendo aos seus clientes os serviços especializados de tratamento técnico de acervos arquivísticos, incluindo a criação de tabelas de temporalidade; organização, seleção e classificação dos documentos de acordo com as normas pertinentes a cada acervo; higienização e recuperação.

Diagnóstico

O diagnóstico inicial envolve a elaboração da relação de documentos do acervo, visando a análise e definição do nível de intervenção para cada documento.

Classificação

• Criação de tabela de temporalidade;
• Identificação e classificação dos documentos, aplicando o Código de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade Documental específica a cada caso;
• Verificação dos prazos de guarda e destinação final do documento conforme tabela de temporalidade;
• Separação dos documentos segundo a sua destinação em arquivo corrente, arquivo intermediário, eliminação, ou recolhimento ao Arquivo Público;
• Seleção dos documentos identificados como passíveis de eliminação, para que façam parte de listagem de eliminação;
• Seleção dos documentos que ainda estiverem cumprindo prazos de guarda ou forem de caráter permanente, para a devida recuperação, limpeza e higienização (quando necessário) e preparação para arquivamento e acondicionamento.

Ordenação e acondicionamento

• Ordenação dos documentos classificados como de guarda permanente ou ainda cumprindo prazo de guarda, segundo o código de classificação especifico;
• Armazenamento dos documentos após a devida seleção e ordenação.

Eliminação

• Elaboração de listagem de eliminação dos documentos classificados como passíveis de eliminação por já terem cumprido todos os prazos definidos na Tabela de Temporalidade específica.

Identificação de metadados e definição de tanxonomias

• Definição de metadados e taxonomia (vocabulário controlado) de cada item documental;
• digitação e inserção dos dados em sistema de gerenciamento eletrônico dos documentos;
• Encaminhamento dos documentos para a digitalização (quando for o caso).