Para abastecer el mercado con herramientas de excelencia en Gestión Electrónica de Documentos, Business Process Management y Enterprise Content Management la Via Appia ofrece dos líneas de soluciones diferentes y que atienden a diferentes públicos. El primero de ellos, el Ágiles, de la asociada Image Tecnology, es una herramienta desarrollada en arquitectura de software libre, centrado en el lenguaje Java mas que también permite la interacción con PHP y otros lenguajes de programación propietarias. En segundo lugar, la Via Appia, como asociada de la Microsoft, provee la herramienta Micrsosoft Office SharePoint Server que, además de presentar una amplia gama de características, todavía se integra como la plataforma de búsqueda FAST, permitiendo recursos avanzados de búsqueda y portal. El SharePoint tiene como punto crucial su integración nativa con toda la línea Microsoft y el número de usuarios alrededor del mundo.

Solución completa

La Via Appia ofrece, junto con las opciones de software, una amplia gama de servicios que complementan la solución total para el GED/ECM de la organización. Estos servicios comprenden las actividades técnicas de TI, proporcionando mano de obra capacitada y certificada (Microsoft Certified Professionals) en la implementación de herramientas e integraciones precisas y técnicos en documentación e información. Los técnicos en documentación e información (archivistas y bibliotecólogos) son responsables por los equipos que procesan informaciones en la forma de documentos para la carga de los mismos en el sistema. Tanto el servicio legado puede ser ejecutado por el personal de la Via Appia, mientras son generados diagnósticos, tablas de plazos de conservación de documentos y/o otros insumos que facilitarán al cliente la continuidad de los servicios sin necesidad de supervisión. Los documentos digitalizados son transformados en texto y, en el momento de la consulta, los resultados son marcados (highlight) en la imagen original, facilitando al usuario la comprensión y la visualización. En la digitalización de documentos son utilizados profesionales CDIA+ y escáneres de última generación. También es posible la digitalización y vectorización de de documentos en audio y video.

Acerca del Ágiles:

El Ágiles es una solución para administración del flujo de trabajo y gestión de documentos, desarrollado por la Image Technology, y es ampliamente utilizada por muchas empresas en Brasil para la gestión total del Sistema de Calidad.

Comercializado por módulos, perfectamente integrados, el Ágiles posee 2 (dos) módulos distintos:

• Para la gestión del ciclo de vida del documento, o sea: preparación, revisión, aprobación y publicación de cualquier tipo de documento.
• Para la automatización del flujo de trabajo. La automatización del proceso se basa en formularios electrónicos integrado con cualquier sistema de correo electrónico.

El acceso a los contenidos generados por los módulos anteriores (documentos, formularios, informaciones) es realizado a través de un aplicativo común, llamado Ágiles Visitor, garantizando a los usuarios un uso sencillo e intuitivo.

El Ágiles es una solución para la gestión y control de documentos, que permite el completo control de las actividades que requieren la participación y colaboración de las personas, tales como: elaboración de normas, contratos, boletines, folletos, manuales técnicos, revistas, periódicos, catálogos, formularios, propuestas, planos en Auto Cad, entre otros. Utilizando el estándar PDF – Portable Document Format, o cualquier otro formato, el Ágiles automatiza y controla, con eficiencia y total seguridad, las actividades de transmisión, revisión, aprobación y distribución de los documentos que se encuentran en la etapa de elaboración, o listos para las consultas internas o externas, a través del uso de Web Browser.

Independiente del tipo de software utilizado en la creación de los documentos, el Ágiles envía y notifica a una o más personas de un grupo de trabajo de la existencia de documentos pendientes para revisión o aprobación. La notificación automática se produce a través de la integración del Ágiles con el sistema de correo electrónico utilizado en la empresa cliente.
Los empleados que están participando del proceso (y, por tanto, fueron notificados de las actividades) podrán leer, corregir, poner en relieve las palabras, hacer comentarios e imprimir el documento, sin tener el aplicativo que lo generou. Pueden, incluso, hasta firmar los documentos digitalmente.

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Acerca del ECM en Microsoft Office SharePoint Server 2007

Como parte del Office SharePoint Server 2007 la Microsoft proporciona completas capacidades de ECM que anticipan los problemas reconocidos de gestión de contenido empresarial y ofrece una solución de ECM que rompe las barreras a la adopción generalizada en una organización.

La Microsoft proporciona ECM y ofrece a las organizaciones una solución integrada para gestión del ciclo de vida de los diferentes tipos de contenido, incluyendo documentos, formularios, imágenes, mensajes de correo electrónico, mensajes instantáneas, y mucho más. La aceptación del usuario y la captación será mayor, gracias a una interfaz intuitiva que se integra con aplicaciones comunes, como el Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Outlook ® 2007, y otros tipos de navegadores. Esta integración con herramientas conocidas permite a los usuarios hacer del ECM una extensión de su carga normal de trabajo sin tener que cambiar la manera como ellos trabajan.

Los principales componentes de una solución ECM, tales como gestión de contenido Web, gestión de registros, gestión de documentos / colaboración, investigación y trabajo, son proporcionados en una plataforma unificada basada en la ampliamente adoptada Framework de la plataforma tecnológica del Microsoft SharePoint®. El tiempo de mantenimiento por la TI se reduce por el hecho de que la solución puede ser implementada y gestionada utilizando herramientas y servicios comunes, y los usuarios finales pueden tener un papel más activo en actividades como la creación / edición de contenido de la Web y declarando los documentos como expedientes de negocios.

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